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圖檔管理

檔案管理

 適用范圍

對存在實物檔案及其他介質的文件借還管理

輸出及效果

1、解決實體介質文件的存放對照查詢問題

2、解決實體介質文件的借還狀態記錄備案問題

業務概述

1、建立介質檔案的實體存放及數量的數據庫

2、借還檔案,登記借還記錄,系統即時更新檔案的借用狀態

詳細業務過程

1、檔案信息中心

初始化將有實體檔案的文件名、位置、編號等信息導入到檔案信息中心

2、檔案調閱

1)由用戶發起檔案調閱流程,填寫【調閱時間】、【預計歸還時間】以及需要調閱的檔案名稱及檔案份數,給相關領導說審批

2)審批以后,流程給檔案管理員,檔案管理員根據檔案信息庫里面檔案的存放位置,取出實體檔案,將檔案給調用人,同時辦結流程

3)系統自動更新檔案的調閱情況,調閱份數【已借出多少份】、【未借出份數】、【預計歸還時間】等調閱信息

3、檔案歸還

1)用戶發起檔案歸還確認單,選擇要歸還的檔案,填寫歸還檔案的【歸還份數】,提交給檔案管理員,實物直接給到檔案管理員

2)經檔案管理員確認檔案完整后辦結流程

3)系統自動更新檔案信息中檔案的【歸還份數】、【實際歸還時間】等信息

圖書管理

 適用范圍

用于公司內部的圖書的實物借還管理

不適用于類似圖書館的圖書管理

 

 輸出及效果

1、圖書的借還記錄存檔

  

圖書借還狀態查詢

 

圖書歸還不及時提醒

對圖書借出時間進行提前2天提醒,經過配置后,系統會自動發提醒郵件

 業務過程

找管理員借書,管理員做借書登記

 

還書給管理員,管理員做還書登記

 

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